2 protocoles à mettre en place individuellement pour vivre des réunions efficaces et agréables

Avez vous déjà vécu des réunions en plénière longues, fatigantes, ennuyeuses ?

On passe la journée ensemble, on brasse plein de sujets, on a du mal à décider, on sait plus trop pourquoi on parle de telle ou telle chose. On repart le soir chacun de son côté un peu mi-figue mi-raisin, avec des choses qui ont avancé, d’autres qui ont patiné, d’autres qui sont carrément engluées… Et on ne sait pas trop comment s’en dépatouiller.

Pour beaucoup de collectifs (type habitat participatif ou écolieu) qui sont en phase de construction/de chantier/de recherche de lieu, les réunions “en plénière” sont précieuses et délicates.

Elles sont chargées d’enjeux car ce sont les seuls moments que l’on a ensemble pour se voir, se parler, décider ensemble en chair et en os et pas par zoom.

Alors on a décidé d’écrire une série d'articles pour vous aider à vivre des plénières soutenantes, qui vous aident à avancer votre projet, prendre soin de vos relations, et repartir revivifiés et motivés pour l’aventure collective.

Dans cet article, on va s’intéresser particulièrement au travail que chacun peut faire individuellement pour rendre ces réunions en plénière plus efficaces et nourrissantes du point de vue de la relation...

Nous sommes tous et toutes responsables d'abord individuellement du bon déroulé de nos réunions, et même si bien sur, dans nos réunions, se mettent en route des dynamiques de groupe qui peuvent être inconfortables, nous avons chacun et chacune le pouvoir de contribuer à des réunions plus agréables !

Réunion bien ordonnée commence par soi-même ! → Avant la réunion

Avant chaque réunion, en préparation de ce temps en plénière, l’idée est que chacun-e se pose et prépare ce qu’il-elle amène à la réunion. Pour ce faire, on vous propose de vous inspirer de ces quelques questions :

• Qu’est-ce que j’ai fait depuis la dernière fois (par rapport à notre projet collectif) ? Quelles actions ai-je mis en place ?

• Qu’est-ce que j’ai envie de célébrer ? Qu'est-ce qui me rend heureux en ce moment ?

• Quelles sont mes difficultés en ce moment ? quels obstacles je rencontre ?

• Sur quoi est-ce que j’ai besoin d’aide ? Est-ce que j’ai une demande à faire au groupe ?

On peut aussi imaginer que chaque groupe de travail se pose les mêmes questions, et que l’équipe de facilitation de la journée récupère toutes les réponses et prépare l’ordre du jour en fonction de ce qui ressort.

On peut aussi imaginer que tout le groupe puisse consulter les réponses de tout le monde, et que cela soit aussi un temps pour préparer la réunion que de lire les réponses des uns et des autres. Cela permet de prendre la température du groupe.

Ce travail de préparation individuel en amont permet déjà d'arriver à la réunion un peu déchargé-e et soulagé-e de plein de choses qu'on a envie de partager au groupe, sans vraiment en avoir conscience, d'arriver en sachant ce qu'il est important que je partage au groupe, ou pas.

Comment remuer 7 fois sa langue dans sa bouche ? → Pendant la réunion

Pendant la réunion, quand j'entends les autres, j’ai souvent envie de prendre la parole, de réagir à ce qui se dit, d'intervenir pour rajouter quelque chose, de poser une question.

Pour que la réunion se déroule au mieux et ne soit pas constamment interrompu par tel ou telle qui voudrait rajouter quelque chose, on vous propose un petit protocole de questions à se poser pendant que je remue ma langue 7 fois dans ma bouche…

→ Est-ce que cela concerne l’ensemble du groupe ? Ou est-ce que je peux aller le dire à la personne intéressée à la fin de la réunion ? (par exemple quelqu’un a dit qu’il avait super mal au dos et moi je connais un super osthéo, je peux me le noter dans mon petit carnet pour ne pas oublier pendant la réunion et aller le dire à la personne concernée à la pause!)

→ Est-ce que cela m'empêche d’être présent-e à la réunion, à être vraiment attentif à ce qui se dit ? (par exemple, j’ai super froid et je n’ose pas intervenir pour proposer de fermer la fenêtre, ou je sens une injustice par rapport à quelque chose qui a été dit et cela me bloque, je n’arrête pas d’y penser mais je n’ose rien dire.)

Et enfin, la grande question, c’est d’être conscient de pourquoi est-ce que j’ai envie de dire ça ? Et de se demander : est-ce que cela me ferait un bien significatif de le dire ? Est-ce que cela fera un bien significatif au groupe ? Si la réponse est oui à l’une de ces deux questions, allez-y !

Et vous, est-ce que vous avez des idées de choses à mettre en place individuellement pour rendre nos réunions plus harmonieuses et efficaces ? Est-ce que vous avez expérimenté des choses de votre côté ? Envie d'expérimenter des choses ?

La prochaine fois, on vous parlera des prises de décisions et des différents rôles dans les réunions (modérateur, maitre du temps...). En attendant, tout de bon à chacun, chacune, et à vos groupes !