5 écueils des collectifs qui se répartissent des rôles lors de réunions

Vous avez un facilitateur et vos débats pataugent ?

Vous avez une pousse-décision et à la fin de la journée aucune décision n’est sortie de la journée de réunion ?

Vous avez un distributeur de parole et on n’a pas entendu un mot sortir de la bouche de certaines personnes de toute la réunion ?

Vous avez un gardien du temps et vous finissez toujours en retard ?

Mais que se passe-t-il ?!

Aujourd’hui, on continue la série sur les réunions en collectif efficaces et agréables. Si vous n’avez pas lu notre première article, sur comment individuellement contribuer à des réunions efficaces et agréables, rendez vous ici !

Dans la majorité des collectifs aujourd’hui, c’est une évidence qu’il faut se répartir des rôles pendant les réunions, cependant, en accompagnant des collectifs, nous avons pu voir 3 écueils qui rendent l’attribution de rôles au mieux inutile, au pire un peu délétère.

1/ La difficulté à assumer un pouvoir et un rôle particulier dans le groupe

Commençons par se rappeler que se répartir des rôles, c’est ni plus ni moins que de se répartir du pouvoir, c’est-à-dire donner un partie du pouvoir du groupe à certains individus, pour le bien du groupe.

C’est pour certaines personnes quelque chose de particulièrement challengeant. Cela nous sort du tout horizontal, et donne un pouvoir d’agir particulier à certain-e-s. Certaines personnes ont une histoire avec le pouvoir qui les met en grande difficulté. Ils associent pouvoir à abus de pouvoir, “pouvoir de” à “pouvoir sur”.

En conséquence, consciemment ou inconsciemment, ils vont fuir toute sorte de pouvoir. Par exemple, ils ne vont pas réellement incarner le rôle que le groupe leur a confié, ou d'une manière si subtile que l'on en vient à douter de ce qu'ils font.

Pour aider le groupe à déléguer du pouvoir et chacun-e a exercer le pouvoir lié à son rôle, les redevabilités et les moyens sont clés : c’est le point suivant.

2/ Des rôles sans redevabilité et sans moyens

Dans certains collectifs, des rôles sont définis, mais les personnes qui incarnent ces rôles ne sont pas très au clair sur ce qui est attendu d’eux/d’elles, et sur comment elles peuvent tenir leur rôle.

Par exemple, on définit un rôle de médiateur/médiatrice, qui doit être attentif-ve aux tensions dans le groupe, et agir là-dessus, mais il/elle n’a pas vraiment d’outil reconnu et accepté par le groupe quand une situation de tension émerge.

L’autre exemple d’un rôle qu’on pense si clair qu’on n’a pas besoin de définir de redevabilité et qui finalement déborde, c’est celui de gardien-ne du temps. Le gardien du temps est responsable de donner au groupe la conscience du temps, mais pas de faire rentrer dans le temps imparti ce qui est à l’ordre du jour, et donc pas de presser le groupe et lui dire de se dépêcher. Il doit régulièrement informer le groupe du temps qui reste dévolu à une question, ou de combien le groupe a dépassé le temps prévu.

On vous invite à vérifier que chaque rôle a un périmètre bien défini, qu’on sait ce qu’on attend de ce rôle, et qu’il a les moyens d’y répondre.

3/ Des rôles et une dynamique de déresponsabilisation

Parfois, quand des rôles sont définis, les autres membres du collectif se déresponsabilisent.

On a un maître du temps alors je peux monologuer pendant une demi-heure, ou faire durer la pause, et je n’ai pas à me soucier du temps.

Cette délégation de rôles peut avoir un effet délétère quand les autres membres du collectif placent toute la responsabilité liée à un rôle sur la personne qui l'assume. En faisant cela, ils la rendent toute responsable, et c’est donc également cette personne qui est responsable de la réussite de sa mission (et bien souvent de l’échec, puisqu’elle n’est pas soutenue par les autres).

La solution, c'est que chacun-e reste coresponsable du bon déroulement de la réunion, et d'être dans une optique de soutien et non pas de chercher à mettre l'autre en défaut.

4/ Le lien entre rôle, besoin du groupe et besoin de l’individu

Les rôles sont l’expression concrète d’un besoin du groupe. Ils nous aident à nous connecter à cette entité groupe qui nous dépasse et à sentir de quoi elle a besoin.

Parfois, certains besoins du groupe sont aussi ressentis de manière plus aigüe par certains individus, et on propose donc le rôle lié à ce besoin à cet individu, tout naturellement.

Par exemple, certaines personnes sont plus attentives que d’autres à l’espace matériel, à ce que l’endroit où on se retrouve soit agréable, les sièges bien disposés et en bon nombre, à ce qu’il y ait des tisanes et du chocolat pour la pause. Le groupe a besoin de beauté, d’espace, de confort, pour travailler. On peut donc proposer à cette personne qui a naturellement l’oeil pour cela de s’en charger formellement.

Cependant, pour certaines personnes, quand elles sentent que leur élan naturel devient un rôle, quelque chose de formel, elles perdent le goût de faire ce qu’elles faisaient auparavant naturellement… Pourquoi ? Peut-être que pour certain-e-s, elles pensent que maintenant que le rôle est formel, le groupe considère leur action comme un dû, un devoir, et non pas un cadeau, et elles perdent l'élan de donner. La solution est alors de cultiver la gratitude et la reconnaissance pour les personnes qui incarnent des rôles ? De manière formelle et informelle !

Une autre possibilité est de garder certains rôles informels, et de laisser une conscience collective sur certains rôles.

5/ Les personnes enfermées dans leur rôle et qui n’arrivent pas à participer

Certains rôles sont très prenants, et les personnes qui les incarnent ont parfois du mal à prendre part aussi en tant qu’individu à ce qui se vit dans le groupe. C’est surtout le cas du rôle de facilitateur-trice, et de celui de scribe, qui est concentré sur prendre des notes.

Certaines personnes sont aussi tellement concentrées sur leur rôle qu’elles oublient les autres rôles et ne voient plus l’ensemble de la réunion que du point de vue de leur rôle.

Dans ces deux cas de figure, ces personnes ont souvent besoin de l’aide du groupe, des autres membres du groupe, qui peuvent leur rappeler de prendre un temps pour elles, ou de lâcher un moment la facilitation si elles sont trop impliquées, ou d'arrêter de prendre des notes pour vraiment sentir et exprimer leur avis sur une question importante.

Comment ça résonne chez vous ? Et vous, avez vous des rôles ? En quoi est-ce que cela vous aide ? En quoi est-ce que cela dysfonctionne ? Qu'aimeriez vous améliorer dans vos réunions ?

On vous souhaite de belles et agréables réunions !